Evenement organiseren? Dé ultieme checklist (met slimme tip: Eventplot voor je vergunningsplattegronden)

Een succesvol evenement organiseren vraagt om structuur, overzicht én een doordacht stappenplan. Of je nu een congres, festival, netwerkborrel of bedrijfsfeest neerzet: met deze checklist ben je voorbereid van concept tot vergunning.

1. Doelstellingen: wat wil je bereiken?

Formuleer duidelijke SMART-doelstellingen. Ze bepalen alle keuzes die volgen: doelgroep, locatie, budget en programma.

2. Doelgroep: voor wie organiseer je het event?

Bepaal of je intern, extern of gemengd uitnodigt. Hoe beter je doelgroep gedefinieerd is, hoe beter je je concept en communicatie kunt afstemmen.

3. Budget: wat mag het evenement kosten?

Zorg voor een realistisch budget, inclusief:

• een marge van 10–15%,
• kosten per gast,
• scenografie en techniek,
• personeel en veiligheid,
• vergunningen.

Gebruik een template of tool om alles overzichtelijk bij te houden.

4. Datum & tijd: wanneer is je event het meest kansrijk?

Vermijd momenten waarop jouw doelgroep waarschijnlijk niet kan of wil komen, zoals:

• vakanties,
• grote landelijke evenementen,
• spitsuren,
• drukke maandagen en vrijdagen.

Check ook de beschikbaarheid van belangrijke leveranciers.

5. Locatie: waar komt je concept tot leven?

Let bij het kiezen van de locatie op:

• bereikbaarheid en parkeergelegenheid,
• capaciteit,
• techniek en stroom,
• cateringmogelijkheden,
• opbouw- en afbouwvoorwaarden.

Breng altijd vooraf een bezoek aan de locatie.

6. Catering: hoe verras je je gasten?

Vraag duidelijke offertes op en houd rekening met dieetwensen. Creatieve hapjes en concepten doen het vaak beter dan formeel tafelen.

7. Eventmarketing: hoe krijgen bezoekers lucht van je evenement?

Zorg voor zichtbaarheid via onder andere:

• een website of landingspagina,
• social media,
• e-mailings,
• influencers,
• traditionele pers.

Herhaal je boodschap op meerdere momenten in de aanloop naar het event.

8. Draaiboek & voorbereidingen: klaar voor D-Day

Werk vooraf uit:

• een gedetailleerd draaiboek,
• de taakverdeling binnen het team,
• briefing van partners en crew,
• een generale repetitie waar nodig,
• signalisatie binnen en buiten de locatie.

Belangrijk voor je vergunning: professionele plattegronden

Bij veel gemeenten moet je een veiligheidsplan of vergunningsaanvraag indienen. Daarin zijn plattegronden op schaal verplicht, inclusief:

• vluchtwegen,
• opstellingen (tenten, podia, barren, foodtrucks),
• afsluitingen en hekwerk,
• brandblusmiddelen,
• EHBO-punten,
• publieksstromen,
• technische installaties.

Eventplot: maak professionele vergunningsplattegronden op schaal

Eventplot is dé tool om snel en nauwkeurig plattegronden op schaal te maken voor je:

• vergunningsaanvraag,
• veiligheidsplan,
• crowd management plan,
• positionering van objecten.

Met Eventplot:

• teken je op schaal,
• positioneer je tenten, podia, hekwerk, barren en nooduitgangen exact,
• voldoe je aan de eisen van gemeente, veiligheidsdiensten en brandweer,
• voorkom je fouten en afkeur van je aanvraag.

Een onmisbaar onderdeel voor elke eventprofessional die efficiënt en correct wil werken.